(१) निजामती कर्मचारीको वैयक्तिक विवरण तथा अन्य अभिलेख निजामती किताबखानामा राखिनेछ ।
(१क) उपनियम (१) बमोजिम निजामती कर्मचारीको वैयक्तिक विवरण तथा अन्य अभिलेख अद्यावधिक गरी राख्ने प्रयोजनको
लागि नेपाल सरकारका मन्त्रालय, सचिवालय, विभाग, कार्यालय, संवैधानिक अंग तथा निकाय र सम्बन्धित निजामती कर्मचारीले समेत
निजामती किताबखानालाई समय समयमा आवश्यक विवरण उपलब्ध गराउनु पर्नेछ ।
२) सेवा समूह सञ्चालन गर्ने मन्त्रालय तथा अन्तर्गतका विभाग र कार्यालयहरुले पनि आफ्नो मातहतका निजामती
कर्मचारीको अभिलेख निजामती किताबखानाको अभिलेखसंग दुरुस्त हुने गरी अद्यावधिक गरी राख्नु पर्नेछ ।
(३) निजामती किताबखानाले सेवा, समूह सञ्चालन गर्ने मन्त्रालय तथा अन्तर्गतका विभाग र कार्यालयहरुले उपनियम (२)
बमोजिम निजामती कर्मचारीको वैयक्तिक विवरण तथा अभिलेख निजामती किताबखानाको अभिलेखसंग दुरुस्त हुने गरी अद्यावधिक गरी राखेको नराखेको आवश्यकता अनुसार निरीक्षण गर्नेछ । यसरी निरीक्षण गर्दा कुनै त्रुटी फेला परेमा निजामती किताबखानाले त्यस्तो
त्रुटी सुधार गर्न सम्बन्धित मन्त्रालय, विभाग वा कार्यालयलाई सूचित गर्नेछ । यसरी सूचित गरेका त्रुटीहरु सुधार गर्नु सम्बन्धित विभाग
वा कार्यालयको कर्तव्य हुनेछ । निजामती किताबखानाले सूचित गरेको त्रुटीहरु तीन महिनाभित्र सुधार नगर्ने सम्बन्धित कर्मचारीलाई
सामान्य प्रशासन मन्त्रालयले विभागीय कारबाही गर्ने, गराउनेछ ।
(४) नेपाल सरकारका मन्त्रालय, सचिवालय, विभाग, कार्यालय र संवैधानिक अंग तथा निकायबाट प्राप्त हुन आएका निजामती
कर्मचारीहरुको अभिलेख निजामती किताबखानाले अद्यावधिक गरी राख्नु पर्नेछ । यसरी प्राप्त हुन आएका अभिलेख निजामती
किताबखानाले अद्यावधिक गरे नगरेको सम्बन्धमा सामान्य प्रशासन मन्त्रालयले समय समयमा निरीक्षण गर्नेछ । यसरी निरीक्षण गर्दा
त्रुटीहरु फेला पर्न गएमा तीन महिनाभित्रमा त्यस्ता त्रुटीहरु सुधार गर्न सामान्य प्रशासन मन्त्रालयले निजामती किताबखानालाई सूचित
गर्नेछ । यसरी सुधार गर्न सूचित गरेको अवधिमा त्रुटीहरु सुधार नगरेमा सामान्य प्रशासन मन्त्रालयले निजामती किताबखानाका
प्रमुखलाई विभागीय कारबाही गर्नेछ ।